LOS RIESGOS DE LA PREFECCIÓN, por que la gente no mejora!

Comparto con Ustedes, esta lectura de: Yucan QM Blog – Bárbara Ximénez 

Hace aproximadamente un mes, se me pidió asistir a una reunión con los auditores internos de una gran organización, para determinar cómo Yucan QM podría apoyar sus procesos de auditoría interna. Después de examinar su forma de trabajo, sus intenciones y objetivos y las posibles aplicaciones de nuestra solución de software a sus circunstancias específicas, pasamos a esa agradable parte final de las reuniones formales, cuando las formalidades y los tecnicismos dan paso a una conversación más relajada sobre el mundo en el que vivimos y trabajamos.

Los escándalos y casos de corrupción abundan en este momento y, al estar en la compañía de auditores, la conversación no tardó en dirigirse a los problemas inherentes a la detección temprana de problemas.
"La detección tardía de los problemas es el riesgo inherente de la perfección", fue lanzado audazmente sobre la mesa y la fuerza de la declaración nos detuvo a todos en seco. "Al esperar siempre la perfección de una persona o si esta persona simplemente cree que no es aceptable cometer errores", continuó explicando, "es casi de esperar que la gente tratará de encubrirlos".
Es laudable aspirar a la perfección, pero es una locura pensar que sea lograble. Todos cometemos faltas, malas decisiones a conciencia, errores de cálculo y fallos de interpretación. Si los seres humanos llegasen a tener un certificado de producto probablemente indicaría: "Precaución: es probable que este humano fracase". Fracasaremos una y otra vez durante el curso de nuestra vida y, siempre y cuando que se nos da el espacio para caer, y el apoyo o estímulo para levantarnos, para volver a intentarlo y hacerlo mejor la próxima vez, el fracaso es la mejor manera de aprender y crecer.
La solución del auditor era tan simple como su declaración inicial parecía ser: estableciendo las expectativas correctas, diciéndole a la gente que esperas de ellos que cometan errores en el camino – a la hora de contratarlos, al inicio de la carrera de un joven o incluso antes de empezar primaria, cuanto antes mejor, a su juicio - las personas estarán más predispuestos a avisar del problema, en lugar de ocultarlo debajo de la alfombra.
Muy al contrario de nuestras culturas occidentales, admitir culpa es una idea central en la cultura japonesa. La admisión de culpa se incorpora en el concepto de Hansei - un proceso de auto-reflexión. A los niños se les regaña diciendo que hansei shinasai (Haz hansei!) y las empresas llevan a cabo hansei-kai (reuniones "para hacer hansei") con regularidad. Como dicen en Toyota: “La falta de problemas es un problema”.
El proceso, aunque posiblemente incómodo dada nuestra aversión a admitir que hemos hecho algo menos que lo mejor que pudimos, es simple: 

1. Reflexiona, reconoce que existe un problema y asume tu responsabilidad

1. Identifica el origen de la diferencia entre lo que se trató de lograr y el resultado real

1. Comprométete a una serie de cambios para mejorar

El propósito de estas reuniones ni es de pedir disculpas ni de culpar, el objetivo principal es de mejorar: de siempre y continuamente buscar oportunidades de hacer mejor las cosas. Por cada error o fracaso y por cada vez que te caes, surge una oportunidad para mejorar. Y así, mediante la diligente aplicación del hansei, a su vez, se logra el kaizen o la mejora continua. 
No es nada fácil cambiar hábitos culturalmente arraigados, tardaremos en aplicar la simple solución del auditor de explicar abiertamente a los jóvenes al principio de sus carreras que no esperamos la perfección de nadie y es poco probable que jamás permitamos que nos etiqueten como productos defectuosos. 
Pero al abrazar el hecho de que la perfección es sólo un camino y que, por definición, no puede ser nunca un destino, podemos por lo menos empezar a recorrer el largo camino de ser mejores - mejores personas, mejores empresas y, en el tiempo, ¿por qué no? un mundo mejor. 

PROVEEDORES, SOCIOS CLAVES PARA EL ÉXITO

Durante el desarrollo de varios años de trabajo y luego de visitas de consultoría a cientos de empresas, he evidenciado un predominante enfoque a la pobre, escasa y casi inexistente integración con el proveedor, casi visto como un enemigo con el que hay que convivir.

Prácticas comunes en los procesos de adquisiciones son las tres cotizaciones a tres proveedores distintos, para seleccionar "eficientemente al mejor proveedor", generando actividades que no agregan avalor a los exhaustos departamentos de compras que se la pasan solicitando cotizaciones, agotando tambien a los proveedores que no son elegidos, pero que están generando mensualmente sus propuestas. 

Esta práctica creada para evitar contuvernios o negociados con ciertos proveedores, se ha convertido con el tiempo en una práctica habitual en todo tipo de organización, que precautela el "bienestar financiero" a corto plazo, pero que sin embargo tiene una incidencia negativa en la calidad y al bienestar financiero a largo plazo.

Es evidente notar la incidencia de la calidad de los productos y servicios del proveedor en la calidad de nuestros procesos, productos y servicios.  No solo es esencial la calidad, el precio, sino tambien los tiempos de entrega, montos de entrega, asistencia técnica. 

Un producto de excelente calidad, que no llegue en el momento adecuado, podrá generar o la para de una linea de producción o un stock excesivo (con los conscuentes costos de almacenamiento, movilización y adquisición).

Por que no casarse con un proveedor?

Pareceria casi un sacrilejio, despues de tantos años de tener una filosofía de "NO CASARSE", proponerlo.  Pero tienen casarse con un o varios proveedores tienen sus aspectos escenciales y positivos:

• Permite compartir información clave para la reposición de materiales (compartir los planes de producción)

• Permite que el proveedor haga inversiones sobre proyecciones reales de ventas

• Permite trabajar en conjunto para llegar a la calidad deseada

• Permite trasladar los requisitos de inspección y gestión de la planta proveedora

Todos los casos de integración de proveedores son exitosas, podriamos analizar el mismo caso de toyota y su trabajo con proveedores, que al extremo han llegado ha montar plantas dentro de la misma planta de ensamblaje de sus vehiculos (el extremo del matrimonio con los proveedores, vivir juntos).

Las redes con sus proveedores construidas por Toyota y otras empresas japonesas, son llamadas Keiretsu ,término japonés que hace referencia al modelo empresarial  de una red regularizada de proveedores que mejora la eficiencia de los procesos de producción.

A diferencia del sistema Holding americano, en el Keiretsu, no es necesario que las empresas pertenezcan todas a una sola sociedad.

La integración con los proveedores, no es solo comprar a un proveedor, es integrar los procesos de abastecimientos, calidad y el modelo de producción.

Es un reto para todos, encontrar aquel proveedor clave que  pueda y quiera crecer de manera integrada junto con nosotros.