Desarrollo de su Obeya, etapa por
etapa
(Traducción)
En mis viajes he entrenado a
muchos equipos a través del proceso obeya y he visto que la travesía de cada equipo es algo único, la mayoría de
los equipos pasan por varias etapas de evolución antes de que obeya se
convierta en un ritual incrustado.
Racionalización: ¿Realmente
necesitamos esto?
Para muchos, sólo empezar el
viaje puede ser un desafío. Con todas las herramientas de gestión de proyectos,
reuniones y directores de proyectos profesionales involucrados en proyectos de
desarrollo de productos de hoy, muchos equipos preguntan por adelantado si
realmente necesitan obeya. Parece una superposición como muchos dicen:
"Ya tenemos toda esa
información en línea a la que todos pueden acceder".
“Ese es el trabajo del director
de proyecto.”
“Ya tenemos demasiadas
reuniones.”
"Nuestro equipo está
repartido por todo el lugar así que ¿por qué tener un espacio?"
Otros también han rechazado los
tiempos pasados que usaron cuartos de guerra para proyectos clave, sólo para
que el obeya terminara con un show de perros y pony para los altos ejecutivos y
un tiempo de drenaje para la gente.
Así que el primer paso es
trabajar con el equipo para definir qué desafíos de equipo están tratando de
resolver y cómo el obeya se ajusta a la situación en cuestión (a veces no lo
hará y eso está bien). Sin embargo, a pesar de todas las herramientas,
reuniones y directivos involucrados, la mayoría de los grandes equipos todavía
luchan con los fundamentos de los proyectos, manteniéndose alineados, escalando
problemas, resolviendo rápidamente los problemas y tomando decisiones de manera
oportuna. Por lo tanto, el primer paso es que el equipo identifique cómo obeya
puede ayudarles a mejorar la ejecución de sus proyectos.
Puesta en marcha: ¿Dónde vamos a
encontrar el espacio?
Conseguir el obeya comenzado no
debe ser una empresa grande; Sin embargo la mayoría de los equipos se encontrará
con algunos obstáculos que deben superarse. Algunos de estos incluyen:
- Encontrar un espacio. Al principio, muchas organizaciones enfrentan el desafío fundamental de encontrar un espacio para obeya. Muchos dicen, "Ya tenemos suficientes problemas para encontrar una sala de conferencias para reuniones dadas, y ahora quieres dedicar espacio para un solo proyecto?" En algunos casos, puede tomar algo de creatividad para crear un espacio para la primera obeya - buscar Áreas abiertas que pueden ser cerradas con paredes temporales, utilizar un espacio en una esquina de la tienda de prototipos, doblar en las oficinas para liberar una habitación. Si hay voluntad, se presentará una solución.
- Tomar el tiempo para detener y configurar el espacio. La configuración inicial de la obeya es un deporte de equipo. Tomará la mitad o un día entero pero es la primera demostración por los miembros del equipo que están confiados a intentar trabajar en obeya. De hecho, es un gran ejercicio de team building para un kickoff de un proyecto.
- Decidir qué es lo más relevante / útil. Creación de imágenes significativas para administrar el proyecto es más fácil decirlo que hacerlo. Inicialmente, los miembros del equipo no saben qué mostrar. Al principio, ellos frecuentemente exageran y publican más información de lo que ellos o sus equipos necesitan. No se preocupe - ya que el equipo sigue trabajando en obeya las imágenes que más valor añadido se mostrará y los demás gradualmente se desvanecerán. Del mismo modo, las reuniones obeya, en el comienzo tomarán más tiempo, pero como los equipos practican sus rituales, las discusiones se centrarán más. Antes de que esto suceda, el equipo necesita pasar por una fase de experimentación.
Experimentación: Prueba y error
El primer mes de obeya es una etapa
desafiante para la mayoría de los equipos. Ambos están aprendiendo nuevas
formas de interactuar unos con otros mientras todavía están tratando de conseguir
que su proyecto esté hecho. En muchos casos, mientras los equipos están
experimentando, habrá debates animados sobre varios elementos visuales - los
cuales funcionan, los otros no. La gente también estará atenta a todos los
detalles para compartir durante las reuniones obeya stand-up.
Una buena práctica para los
primeros meses de una nueva Obeya es construir en un informe de 10 minutos al
final de cada reunión, para preguntar al equipo cómo funcionan los rituales de
espacio y reunión y qué necesita ser mejorado.
De la clasificación a la solución colaborativa de problemas
Un desafío común en las primeras
etapas de la implementación de obeya es usar las imágenes y los stand-ups para enfocar la conversación en los temas importantes
que afectan al cliente, al producto y al proyecto. Con demasiada frecuencia,
los equipos empiezan a enyesar las paredes con todos los resultados y métricas
que se especifican en sus procedimientos de PD y proporcionan estatus en cada
uno, como lo han hecho en el pasado. Los miembros del equipo entonces luchan
para ver cómo obeya es diferente a sus reuniones de estado del proyecto
anterior realizado en la pantalla. De hecho, si el equipo se detiene allí con
la forma en que va a utilizar la obeya, no habrá diferencia!
El obeya necesita convertirse en
el sistema Andon para el equipo del proyecto donde pueden hacer que los
problemas (técnicos y de negocios) sean visibles y obtener ayuda de los
miembros del equipo adecuado y la gestión para resolverlos rápidamente para que
el proyecto pueda seguir avanzando. Cuando la gente se reúne con frecuencia en la
obeya, les ayuda a todos a permanecer en la misma página y ver la imagen más
grande de cómo encaja su trabajo y cómo pueden ayudar.
Estancamiento y evolución
Un golpe de velocidad común que
los equipos encuentran cuando se trabaja en obeya es que finalmente llegaron a
una meseta y el equipo siente que el
obeya no les está dando el mismo nivel de información y colaboración que lo
hizo en el pasado. Esto es una señal de que el obeya está realmente trabajando. Las paredes nos dicen
que tenemos que cambiar a medida que el producto y el proyecto evolucionan y,
por consiguiente, también lo hace la gestión visual en el espacio. Por ejemplo,
en las primeras etapas, el equipo suele hablar de factibilidad de conceptos, de
modo que es probable que veamos muchas representaciones en las paredes que el
equipo está evaluando. Más adelante en el proyecto, cuando están fabricando
herramientas y preparando la planta para el nuevo producto, la conversación
está mucho más centradas en la ejecución, por lo que esperamos ver líneas de
tiempo de las herramientas y diseños de fábrica en las paredes. En otras
palabras, la obeya es un lienzo vivo que necesita cambiar a medida que el
producto y el proyecto evolucionan. Normalmente, al final de cada fase
principal de un proyecto, el equipo debe tener una reflexión para ver cómo
necesitan adaptar la sala a medida que avanzan en la siguiente fase.
Estandarización y mejora continua
Una trampa común de muchos
equipos (y agentes de mejora continua) es tratar de definir los estándares
visuales y los protocolos de reunión desde el principio. A menos que ya haya
aplicado obeya en algunos proyectos, lo mejor es esperar hasta que el equipo haya
aprendido lo suficiente acerca de qué métodos e imágenes funcionan mejor en su
entorno. Al igual que el desarrollo de productos, necesitamos probar algunos
prototipos y simularlos antes de que tengamos la prueba de concepto. Una vez
que hay consenso, el equipo puede definir la mejor práctica y proponerla como
un estándar para proyectos futuros.
De hecho, he visto en muchos
casos en que las normas empiezan a aparecer orgánicamente en la obeya como
miembros del equipo, proporcionan retroalimentación entre sí y simplemente empiezan
a adoptar las imágenes que funcionan
mejor para ellos. Otros equipos que visitan la obeya luego ven lo que está
funcionando y lo adoptarán o adaptarán a sus propias obeyas.
A medida que trabaje a través de
la implementación de obeya en su organización, reconozca que tomará tiempo y
paciencia mientras los equipos pasan por las etapas anteriores. Cada etapa es
una oportunidad de aprendizaje para el equipo y la organización por lo que no
se apresure - a medida que la gente crece, la obeya crecerá.
Tomado, y traducido de:
Developing Your Obeya, Stage-by-Stage
by John
Drogosz
August 2, 2017
August 2, 2017
Versión Original en:
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