CONSEJOS PARA DEMOSTRAR EL VALOR FINANCIERO DE LEAN A LOS DIRECTIVOS

¿Qué es la evasión de costos?

Evitar costos, se refiere a evitar cualquier tipo de costo en el que normalmente incurriría, debido a una decisión  que tomó. Por lo tanto, ha realizado algún tipo de mejora que ha cambiado la estructura de costos de su negocio.

¿Puedes dar un ejemplo de eso en la práctica?

Seguro. Supongamos que haces un proyecto de mejora en el que estás buscando la razón por la cual sigues necesitando acelerar la elaboración de productos para los clientes a un costo mayor. A medida que lo veas, evaluarás la situación y resolverás algunos problemas, y dirás que descubres que la raíz del problema es que tu sistema de administración de inventario es inexacto: tus vendedores pensaban que había un producto listo para ser enviado, cuando en realidad no lo había. Por lo tanto, por respeto al cliente,  eligies acelerar el pedido.

Luego, corriges el error de inventario. Las ventas ahora pueden ver lo que realmente está disponible, los pedidos se envían como se esperaba y tú has evitado el costo de la agilización. Ahora, el problema con contabilidad, es que solo medimos cosas que suceden. Entonces, dado que ya no pagamos esa tarifa de agilización, no aparece en nuestra hoja de costos; de hecho, no aparece en ninguna parte. Es solo un costo que hemos evitado y que ya no tenemos que enfrentar.

Eso es una evasión de costos directos; también hay ejemplos indirectos. Entonces, digamos que hay una cierta cantidad de personas en esta organización con una cultura de mejora continua, es decir, pidiéndoles a todos que piensen sobre cómo pueden hacer que su trabajo sea un poco más fácil, más seguro y más oportuno. Con el tiempo, las tareas que no agregan valor, son eliminadas del trabajo y, por lo tanto, posiblemente podamos evitar contratar tanta gente como lo hacíamos en el pasado para cubrir las tareas pasadas. Eso es una evasión de costos indirectos: no necesariamente podemos conectar los ahorros con una acción en particular, pero podemos ver el costo evitado, en términos de menos sueldos a pagar.

¿Cómo ayuda esto a los directivos a darse cuenta del valor real de Lean?

Digamos que soy un líder y recibo un informe financiero todos los meses, me muestra cuánto gasto. Es posible que no reconozca por completo la relación del tamaño de mi equipo con los costos totales contabilizados, porque es posible que no tenga claro el lado de los ingresos o la demanda del negocio. Puede que no me dé cuenta de que estas mejoras que estamos haciendo son la razón por la cual no necesito aumentar el tamaño de mi estructura de costos, al mismo ritmo que mi estructura de ingresos. Cuando comenzamos a aprender a relacionar el ahorro de costos con el lado de la demanda del negocio, podemos comenzar a ver relaciones que quizás no hayamos visto antes. Y a medida que esas relaciones salgan a la luz, podemos comenzar a ver que el valor acumulado de todos estos ahorros individuales, se convierten en algo notable.

Este es sin duda, un cambio radical en el pensamiento de un líder más acostumbrado a analizar los costos actuales, en lugar de los costos anteriores. ¿Cómo recomiendas explicarles esto?

Gran pregunta! Supongamos que conduzco 10 millas al trabajo todos los días, siempre la misma ruta, durante 15 años. Conozco esa ruta como la palma de mi mano. Pero luego, un día, alguien me cuenta acerca de una nueva ruta que es mucho más fácil que la que estoy acostumbrado. Y, de repente, conducir al trabajo es de ocho millas, no de 10. Eso es un ahorro de dos millas cada vez que me meto en el automóvil para ir y volver del trabajo. Al hacer este cambio, evité ese viaje innecesario y los costos de hacerlo.

Es lo mismo con la evasión de costos. Cuando encontramos cambios, y ya no tenemos que gastar el dinero que alguna vez tuvimos, tenemos esta epifanía repentina de que realmente estamos creando un nuevo valor en nuestros días, en nuestros informes financieros y en el desempeño financiero general de nuestra compañía. Esa es mi forma preferida de usar la evasión de costos para vender liderazgo sobre el valor de Lean.

En el pasado, hablaste sobre un gráfico llamado modelo de ganancias, que ayuda a explicar el impacto financiero general de Lean. ¿Se puede "reducir" el modelo, si se quiere, para explicar la evasión de costos?

Absolutamente. El modelo de ganancias, es un modelo económico muy simple que reviso mucho más extensamente en mi taller, Capturing the Value of Lean. El modelo básicamente dice que tenemos un cierto nivel de recursos en nuestra organización y que tenemos un margen de contribución de servir a nuestros clientes, generando ingresos y los costos variables que conlleva. Donde esas cosas se cruzan se llama "punto de equilibrio". Detrás de todo eso está el capital que invertimos para respaldar nuestro negocio. Entonces, en cualquier lugar del modelo en el que hayamos tenido un costo, podemos pensar en la reducción de costos.

Por ejemplo, en nuestro escenario de agilización de antes, debido a que eliminamos los costos de agilización, nuestro nivel de recursos necesarios realmente ha disminuido. Por lo tanto, reduce nuestro punto de equilibrio y aumenta nuestra rentabilidad. Del mismo modo, la evasión de costos ha aumentado nuestra creación de capacidad: podemos incrementar la producción para satisfacer la demanda mientras mantenemos nuestros recursos a un nivel plano. El modelo de ganancias es una excelente manera de ayudarlo a contar la historia de todas las mejoras leves que están ocurriendo en su empresa, así como su verdadero valor tanto para nuestros clientes, como para nuestra empresa.

Estás haciendo un Lean Talk "conversatorio Lean" en la Cumbre de Lean Transformation 2018, sobre contabilidad Lean. ¿Qué es lo que más te emociona compartir sobre eso?

Estoy ansiosa por compartir una manera en que los profesionales de finanzas y contabilidad puedan mejorar su propio valor para la organización, al enfocarse en otras cosas que no sean simplemente "informes retrospectivos". Quiero mostrarles cómo siempre preguntarse a sí mismos, "¿Cómo puedo ayudar a crear más valor al usar nuestras transacciones financieras, comprender el modelo de ganancias y mejorar la calidad de nuestro contenido para que se ajuste mejor a nuestras necesidades organizativas ". Y debo agregar que mi charla no es solo para profesionales de las finanzas; es para ayudar a que cualquiera tenga la mentalidad de "¿Cómo mis actividades apoyan la iniciativa global y el desempeño financiero de la compañía?"

LA AUTORA

 Jean Cunningham 

Jean Cunningham es ampliamente reconocida por su trabajo pionero en Lean Accounting, IT, Recursos Humanos y otras funciones, como Lean Business Management y Lean Office. Jean se desempeñó anteriormente como CFO en Lantech Inc., cuya transformación se presentó en Lean Thinking, y Marshfield Door Systems. También se desempeñó como CFO voluntaria para la Asociación de Excelencia en la Fabricación.

Tomado y traducido de:

Tips for Proving the Financial Value of Lean to Leadership

Versión Original en:

https://www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=855