A medida que nos embarcamos en otro año de nuestro proceso
de desarrollo de productos y procesos (LPPD), nuestro mayor éxito hasta la
fecha ha sido la aplicación de obeya en nuestra organización. Como seguimiento
del artículo de John Drogosz, Developing Your Obeya, etapa por etapa nos
gustaría compartir cómo crecimos y evolucionamos obeya en nuestra organización
durante el año pasado.
Somos parte de TechnipFMC, proveedor de servicios y equipos
de petróleo y gas. Nuestra unidad de negocios, Schilling Robotics, en la que se
desarrolla este viaje, diseña y fabrica los vehículos operados remotamente
(ROVs) que se utilizan para montar la infraestructura submarina de petróleo y
gas. En la unidad de negocios de Schilling Robotics, tenemos una larga historia
de productos de ingeniería altamente complejos y estamos muy familiarizados con
las herramientas convencionales de gestión de proyectos y técnicas para
ejecutar tales proyectos. En marzo de 2016, comenzamos un experimento
utilizando obeya en nuestro último proyecto de desarrollo para ver si podíamos
mejorar nuestro rendimiento de desarrollo de productos.
Al comienzo del año, el equipo de desarrollo creó su obeya
en un área de alto tráfico, cerca de la masa crítica del equipo de desarrollo
de productos. El programa visual fue el primer elemento que se creó en una
pared en blanco, por lo que todo el mundo podía entender el flujo de valor
general e identificar sus problemas clave relacionados con el horario. Poco
después de que trabajamos con el calendario, se dio espacio a los subgrupos
para publicar lo que pensaban que era más relevante para compartir con los
miembros de su equipo.
Al principio del proyecto, el mayor beneficio fue el aumento
de la alineación organizacional. Definimos la "alineación" como la
gente que sabe exactamente lo que debe hacer para alcanzar su meta siguiente.
Esto se logró mediante:
- La asistencia multifuncional - esto fomentó la comunicación directa a todos los niveles de la organización, todo al mismo tiempo.
- Horario visual: esto ayudó a las personas a mantener frecuencia y ajustarse dinámicamente a los cambios.
- Conectando a la gente - las reuniones obeya se convirtieron en un lugar consistente para encontrar y discutir asuntos con la gente.
- Detectar problemas temprano: identificarlos, comunicarlos y asignarlos a la persona adecuada.
El equipo escogió una frecuencia
semanal para reunir a todo el grupo de desarrollo de productos en el obeya y
así revisar las fechas del cronograma y subgrupo. Los primeros encuentros
estaban abarrotados, desordenados y largos. A veces las reuniones excedían una
hora y hubieron murmullos sobre tener que estar durante tanto tiempo en el lugar!
El equipo de liderazgo del proyecto inició inmediatamente reflexiones semanales
para mejorar la obeya, y cómo se utilizarla en la reunión semanal. A través de
una serie de ciclos PDCA, el equipo comenzó a definir sus mejores prácticas y
normas para mantener el flujo y el enfoque de la conversación sobre los
elementos más importantes para el proyecto. Al principio, esto fue un reto, ya
que el equipo tuvo que aprender a centrarse en el nivel adecuado de detalle en
sus discusiones (es decir, cuáles son sus principales retos técnicos y los
riesgos de cronograma) y evitar largas discusiones sobre los temas terminados.
La reunión semanal se redujo rápidamente a 45 minutos, con un aumento de la calidad
en la información transmitida.
Hacia mediados de año, el
proyecto avanzó y PDCA sobre cómo usamos la obeya continuó. Sin esperar, otros
grupos aparte de los diseñadores comenzaron a reclamar espacio en la pared. La
gente continuó haciéndose más sucinta al transmitir información. El líder del
proyecto, un intrépido usuario de la tabla digital de Gantt, abandonó su
programa secreto a favor del calendario de pared de papel. Varios otros efectos
secundarios positivos ocurrieron al tener la obeya en su lugar, incluyendo:
· Reuniones post-obeya - grupos pequeños, en torno
a temas específicos, comenzaron a ocurrir espontáneamente después de que
terminaran las posiciones formales de obeya.
· Reconocimiento rápido del éxito - Aunque obeya
está destinado a resaltar y enfocarse en temas, la retroalimentación de los
equipos demuestra que el reconocimiento de los éxitos ayuda a mejorar la moral
y el trabajo en equipo.
·
Publicación de una leyenda para que los
interesados puedan comprender los estándares visuales y las reglas de la
reunión.
· Entrenar a nuevos miembros del equipo en obeya
para tener su discurso un par de horas antes de la reunión.
· La gente comenzó a experimentar con videos y
fotos para compartir obeya con otros fuera del sitio.
Al final del año, el equipo tenía
un prototipo de hardware que había llegado y necesitaba ser ensamblado y
probado. A medida que llegaba el hardware, se producían los típicos pequeños
contratiempos asociados con un prototipo; tolerancias perdidas, problemas de
ajuste, errores de software, etc. Todo fácil de abordar. Lo que faltaba
visiblemente eran los principales problemas; partes tardías, revueltas de
última hora, nervios deshilachados. Los miembros del equipo se preguntaban
verbalmente cuándo iba a llegar la "emergencia imprevista". Había un
montón de partes en movimiento a finales de año, y para mantener todo alineado
los líderes del equipo movieron la obeya a la planta donde estaba la acción. La
frecuencia cambió diariamente para asegurar que el programa estaba en camino.
El enfoque también se redujo a la tarea manual, completando las pruebas
necesarias para validar la dirección del diseño. Esto se conoció cariñosamente
como la "prueba obeya" durante los pocos meses que estaba en uso.
A medida que el equipo se reunía
diariamente durante la fase de prueba, quedó claro que la emergencia no iba a
materializarse. Entonces, de repente, todo había terminado. El último conjunto
de pruebas se completaron dos semanas antes. Tras la reflexión, el equipo
acreditó la obeya, y las acciones que impulsó, como el principal factor de
nuestro prototipo entregado. El final del año ayudó a consolidar los beneficios
que obeya puede traer a todos los miembros de nuestra comunidad de desarrollo
de productos. Se ha convertido en una parte integral de cómo dirigimos nuestros
proyectos, y seguirá evolucionando con proyectos futuros.
Tomado y Traducido de:
How Obeya Improved Our Product Development Efforts
Versión Original en:
http://leanpd.org/how-obeya-improved-our-pd/
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