Aumentar la productividad pero reducir la moral. Aumenar la
moral pero reduzca la productividad. ¿Hay alguna manera de salir de este
círculo vicioso de compensaciones indeseables?
Lean, afortunadamente, ofrece un camino mejor y más centrado
en las personas. Cuando mejoramos el trabajo con los empleados (y no a costa de
ellos), tanto la moral como la productividad pueden mejorar al mismo tiempo.
He sido testigo de esto en un compromiso de coaching que
hice recientemente con el equipo de Costing de mi empleador, el equipo que
tiene en cuenta todos nuestros gastos administrativos: salarios, alquiler,
viajes, capacitación, consultoría, mercadeo, etc. , por lo que el equipo juega
un papel importante en la gestión de nuestra línea de fondo de una manera
financieramente responsable.
Cuando empecé a trabajar con ellos, el equipo de seis se
había fusionado recientemente de dos equipos separados. Cuatro personas
apoyaron el presupuesto de TI (y previamente informado a TI), mientras que los
otros dos apoyaron las actividades de presupuestación para el resto de la
corporación. Dos tercios del personal del equipo manejaban un tercio de la
cartera general de trabajo del equipo. El desafío consistía en que la dotación
de personal de tamaño adecuado fuera proporcional a las necesidades de la
empresa, sin comprometer el nivel de servicio que TI estaba acostumbrada a obtener.
El grupo sabía que necesitaban crear "un equipo",
pero no estaban muy claros sobre cómo lograrlo. El gerente del equipo comenzó
animando al equipo -en el gemba- a identificar tareas duplicadas y encontrar
oportunidades para aprovechar la automatización existente. Pronto todos
estuvieron compartiendo con entusiasmo sus hallazgos e ideas en las reuniones
de equipo, donde les desafié más para enfocarse en el valor del cliente. ¿Qué
era lo que realmente necesitaban sus clientes -los ejecutivos de EDC- y de qué
podían prescindir? Resulta que nadie estaba mirando realmente esa tercera pestaña
en la hoja de cálculo que se está produciendo cada mes. Preguntando a sus
clientes sobre el valor, el equipo fue capaz de descubrir todo tipo de maneras
de proporcionar el mismo nivel de servicio con menos esfuerzo.
Otra oportunidad que identificaron fue la fragmentación de
las tareas: una persona descargaría datos, otra la analizaría, otra
actualizaría los asientos de diario y otra presentaría un informe al cliente.
Todos en el equipo eran completamente capaces de realizar tanto las tareas
administrativas como las más intensivas en conocimiento, por lo que crearon
flujos de valor continuo basados en el cliente y no en la tarea. Los miembros
del equipo ahora manejan el proceso de presupuestación, reporte y consulta para
diferentes ejecutivos desde el principio hasta el final, y el estancamiento del
trabajo que las transferencias han estado creando ha desaparecido.
En tercer lugar, el equipo participó en un taller impartido
por Tracey y Ernie Richardson, donde descubrieron el poder del "ADN"
- la disciplina y la responsabilidad - que proviene de la aplicación de normas
en el lugar de trabajo. De repente, el equipo de Costing no fue tan indulgente
con los equipos que enviaron sus números de presupuesto tarde. ¿De viaje?
Nombre una copia de seguridad. ¿Lo dejó hasta el último minuto? ¿Cómo podemos
ayudarle a adherirse mejor al estándar la próxima vez?
Después de sólo unos pocos meses, el equipo logró quitar
1394 horas (por año) de trabajo sin valor añadido de sus procesos, lo
suficiente para redistribuir a una persona completa para manejar el trabajo no
relacionado con TI.
Pero la mayor ganancia no fue en productividad, sino en
moral. El equipo ahora se siente inspirado para encontrar problemas y mejorar
sus procesos. Las personas que anteriormente realizaban trabajos clericales
ahora se mantienen un poco más en los días en que van a presentar sus informes
a sus clientes ejecutivos.
Y el equipo no está mostrando ningún signo de
desaceleración. Han creado con entusiasmo tableros kanban para seguir visualmente
el flujo -y ver los problemas- en sus procesos de fin de mes y de pronóstico
corporativo, dos productos principales que ocupan mucho de su tiempo.
¿Tiene que ser la productividad un canje con la moral?
Sólo si no crees en tu gente.
Por: Ken Eakin
Sr. Advisor, Operational Excellence, Export Development Canada
Tomado y Traducido de:
Is There a Tradeoff Between Employee Morale and Productivity?
Versión Original en:
https://www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=796#.Wdyc4gCLwq0.facebook
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