A medida que nos adentramos en nuestro viaje Lean y
comenzamos a desarrollar la madurez de un negocio de mejora continua, los
problemas de las personas se presentan con bastante rapidez. Cómo identificamos
las habilidades necesarias para nuestras tareas estándar? y, cómo entrenamos a
nuestra gente en estas habilidades? esto se hace crítico a medida que desarrollamos
procesos y formas estándar de trabajo para optimizar nuestras eficiencias y
flujo de trabajo.
Efectivamente usar una matriz de habilidades es clave para
desarrollar a su gente y para enfrentar estos nuevos desafíos. Aquí veremos qué
es una matriz de
habilidades, por qué es importante y cómo utilizarla para
desarrollar a nuestra gente.
¿QUÉ ES UNA MATRIZ DE HABILIDADES?
Una matriz de habilidades, es una herramienta visual que
identifica las habilidades clave necesarias en cada departamento y luego
reconoce a los miembros de nuestro equipo y su nivel de competencia versus estas habilidades. Una buena matriz de habilidades puede iniciar la
conversación sobre, la confianza de cada persona para con las tareas necesarias!. A
partir de aquí se puede crear un plan de entrenamiento para los miembros de su equipo, proporcionando
variedad de trabajo y un equipo robusto que todavía puede trabajar al mismo
nivel, incluso cuandohay gente está ausente.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA MATRIZ DE HABILIDADES?
Desarrollar una matriz de habilidades es importante ya que
enfoca las conversaciones sobre cómo se completa el trabajo, y las habilidades
básicas necesarias para completar las tareas que contribuyen al trabajo en cada
departamento. Esto se relaciona bien con el desarrollo del trabajo estándar.
Una vez que las habilidades clave se identifican, podemos comprobar si nuestro
equipo actual está acorde a su nivel de competencia y utilizar la oportunidad
para corregir los malos hábitos que se han infiltrado a través de los métodos
de formación, donde cada persona sólo muestra a la siguiente persona cómo lo
hacen, y poco a poco se modifica con el tiempo, a menudo, perdiendo los elementos
críticos de calidad y seguridad en el camino.
Una matriz de habilidades también ayuda a nuestros nuevos
líderes de equipo, indicando claramente quién tiene las habilidades para llevar
a cabo un trabajo correctamente y si son competentes para hacer esto sin
supervisión o si necesitan ayuda.
Acoger a nuevas personas en un equipo, se puede hacer más
fácil con una matriz de habilidades, ya que muestra las tareas clave completadas
en el departamento y les permite comprender la forma en que cada departamento
funciona. Además, como los nuevos miembros del equipo están aprendiendo nuevas
habilidades, ayuda a ver que cada habilidad es parte de la imagen general. Esto
puede reducir la frustración al ver cómo cada parte más pequeña
encaja en el conjunto.
DESARROLLO DE UNA MATRIZ DE HABILIDADES PARA SU EQUIPO
Hay tres pasos clave para desarrollar una matriz de
habilidades
1. COMPETENCIAS O TAREAS CLAVE
De preferencia con su equipo actual, debe identificar las
habilidades clave o tareas necesarias para completar la gama principal de
productos realizados en este departamento. Por supuesto, nos damos cuenta que dependerá de una serie de factores, en cuanto a qué trabajo se hace y dónde,
pero debe hacerse la lista bastante
amplia, incluyendo el uso de piezas clave de equipo.
2. EVALUAR SU EQUIPO CONTRA LOS 5 NIVELES
Con cada persona, o con todo el equipo, si se sienten
cómodos con esto, aborde cada función y anote el nivel de competencia de cada
persona.
Ninguno - la persona no ha completado la tarea o no lo necesita
1er cuarto - está en
entrenamiento para esas funciones
2do cuarto - puede realizar sus funciones con supervisión
3er cuarto - Capaz de realizar sus funciones sin supervisión
Completo - es totalmente competente y puede capacitar a
otros
3. REVISAR CON CADA PERSONA Y PONER LA PANTALLA
Si no ha
completado la matriz de habilidades como un equipo, ahora tómese el tiempo para
revisar su evaluación con cada persona. Deje que le digan cómo se sienten
cuando realizan cada tarea. ¿Sienten que necesitan más formación? ¿Les gustaría
más formación en una o más áreas en las que no trabajan actualmente? Utilice
esta discusión para tener una idea de cómo se siente cada persona sobre el
equipo y el trabajo.
Dependiendo de la cultura de su empresa, añada su nueva
matriz de habilidades a su consejo de administración visual. Hacerlo visible
ayuda a recordar al equipo dónde se encuentra y hacia dónde se dirige.
CREANDO UN PLAN DE ENTRENAMIENTO
Una vez que la matriz de habilidades esté completa, es hora
de desarrollar un plan de entrenamiento para comenzar a llenar los vacíos. Como
todos sabemos, el entrenamiento toma tiempo y puede reducir la eficiencia del
proceso en el corto plazo, mientras que el entrenamiento está ocurriendo y la
nueva persona está consiguiendo la velocidad que requiere la nueva función. No
puedo hacer hincapié en la importancia de la formación cruzada de nuestros
equipos. Oímos una y otra vez "no tenemos tiempo para entrenar" y de
repente alguien está enfermo o se va, y la eficiencia del equipo se compromete
más que el tiempo que se invirtió en capacitación antes de que la necesidad
estuviera en crisis.
Invierta el tiempo para entrenar a su equipo.
Y esto puede ser donde necesita cambiar su mentalidad. Si te
encuentras pensando "¿qué pasa si yo entreno a alguien y se va?"
Bueno, ¿qué pasa si no entrenas a alguien y se queda? ¿Está preparado para
soportar los compromisos de eficiencia en curso por no formar a su equipo?
Al considerar qué tipo de capacitación se necesita, tenga en
cuenta que no todo su equipo necesita ser plenamente competente y capacitar a
otros. Tener más de una persona en cada uno de los dos primeros niveles es
importante, pero tener todo su equipo en el nivel superior llevará tiempo, por
lo que se aconseja un enfoque razonable. Una vez que se han identificado las
brechas de habilidades y la capacitación necesaria, ayude al equipo a asignar
el tiempo para la capacitación y asegúrese de que todo el mundo tenga claro
cómo verificamos el nivel de competencia. Es posible que necesite referirse a
normas de calidad o dibujos. Acceda a su departamento de aprendizaje y
desarrollo, si tiene uno.
Al igual que cualquier buen sistema lean, la evaluación y revisión
continua debe ser incorporada en el proceso de la matriz de habilidades. Con
una carga de trabajo relativamente estable, una revisión anual será adecuada.
Añadir un nuevo trabajo al departamento, o un gran cambio en el tipo de
trabajo, podría necesitar una revisión dentro del plan anual.
En resumen, desarrollar y mantener una matriz de habilidades
es una parte importante del desarrollo de un equipo y obtener la madurez
necesaria para crear una verdadera cultura de mejora continua dentro de su
empresa. Comienza definiendo las tareas clave en el departamento, evaluando a
los miembros del equipo en función de la lista de habilidades y tareas y
comprobando la competencia según sea necesario. A partir de ahí, puede
desarrollar un plan de capacitación para llenar vacíos en la matriz de
habilidades, asegurando que el nivel de habilidad de su equipo coincida con su
eficiencia y trabajo estándar.
Tomado y Traducido del Blog:
Total Excellence
Manufacturing
Versión Original en:
http://txm.com.au/blog/effectively-using-skills-matrix-develop-team
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